说起金山在线文档的权限设置，这事儿我可太有发言权了。我跟你说，一开始我哪懂什么权限不犯错，也是稀里糊涂，踩过不少坑。今天就掰开了揉碎了，把我的那些个实践经验给大伙儿说道说道，保证都是大白话，没那些弯弯绕。
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你问我为啥会下功夫去研究这玩意儿？这事儿还得从我上次给公司搞那个年度总结报告说起。那会儿，我们部门好几个人得一起往里填内容，我，作为牵头人，就建了文档。想着大伙儿都能编辑挺结果，好家伙，一晚上下来，有人把别人的内容给删了，还有人把格式弄得乱七八糟，最离谱的是，居然有人把草稿当最终版给发了出去。当时我那个气，第二天开会，领导脸都绿了，点名批评了工作不严谨，文档管理混乱。我这心里就直犯嘀咕，明明我共享了，为什么会这样？
这事儿之后，我就琢磨开了，不能再这么稀里糊涂地来了。我就想着，金山这东西，肯定有更细致的设置，不然怎么能叫“在线文档”？我开始一点点去摸索。我就是点来点去，看每一个按钮，每一个选项，到底是个啥意思。碰上不明白的，就自己建个测试文档，拉几个同事帮忙，你改改看，我删删看，看看到底会发生什么。慢慢地，就有点门道了。
我的权限设置“三板斧”
我总结出来，要设置权限不犯错，就是抓住下面这几点。记住，这是我自己的土办法，但管用！
- 第一板斧：搞清楚“谁是甲方，谁是乙方”
- 文档管理员（也就是我自己或者核心负责人）： 他们能干所有事，包括增删改查，还能改权限。
- 核心编辑人员： 他们需要直接修改内容，但不能动权限，也不能随便删别人的东西。
- 审阅人员： 只需要看，偶尔需要给点意见，但不能改内容。
- 普通查看者： 只能看，什么都不能动。
- 临时协作人员： 可能就一段时间需要，过后就得把权限收回来。
- 第二板斧：活学活用“共享与协作”的按钮
- 直接邀请人员： 如果是公司内部的人，或者我知道对方金山账号的，我直接输入他们的账号或者邮箱。这样最保险，权限给得很准。我通常会把“可以编辑”、“可以评论”、“可以查看”这几个选项看清楚。
我的经验是： 核心负责人给“可以编辑并管理成员”，普通编辑给“可以编辑”，审阅给“可以评论”，其他人只给“可以查看”。这里面有个小细节，就是“可以编辑并管理成员”这个，轻易不要给别人，免得权限链条太长，到时候乱套了。
- 生成共享链接： 这个就比较方便，尤其是有时候要发给很多不熟悉的人，或者说对方不一定有金山账号的。这里面有个大坑，新手最容易在这里栽跟头！
你生成链接的时候，它会让你选“所有人可查看”还是“所有人可编辑”。我告诉你，除了那种压根儿不重要的公开资料，其他所有文档，都给我选“所有访问者可查看”！ 如果确实需要别人编辑，你就生成查看链接，然后单独把需要编辑的人邀请进去，给他们编辑权限。这样最稳妥，避免了链接一发出去，全世界都能改你的文档。
还有那个“链接有效期”，如果是不太重要的，或者临时性的，我就会设置个时间，比如说七天过期。这样就算链接不小心出去了，时间一到就失效了，风险也小很多。
- 第三板斧：定期“盘点”和“复查”
这个听着玄乎，就是你想想，这个文档，到底谁是“主人”，谁说了算？谁只是来“帮忙”的，谁是来“看热闹”的？我一般会把人分成几类：
你得先在脑子里把这个框图搭才能知道给谁什么权限。
金山文档里有个“共享”按钮，点进去就是乾坤了。我一般分两种情况来用：
权限这东西，不是设好了就一劳永逸了。一个项目从开始到结束，人员会变动，需求也会变。我有个习惯，就是每个项目到中期或者快结束的时候，都要回去看看文档的权限设置。看看有没有离开项目的同事还在权限列表里的，有没有新人需要加进来却忘了给权限的，有没有哪些权限当初给多了，现在可以收紧的。
比如，项目后期，通常就不需要那么多人编辑了，可能只需要几个人做最终的润色。那这时候我就会把大部分人的编辑权限降到查看权限，只留下几个核心人员有编辑权。这就像开车，得随时盯着后视镜，才能开得稳当。
说真的，刚开始摸索这些的时候，确实挺费神的，有时候为了一个小小的权限问题，可能得反复测试好几遍。但是，当你真的把这些细节都搞明白了，并且开始照着一套规矩去执行的时候，你会发现工作效率高了不是一点半点。文档再也没有乱七八糟的情况，找谁负责也一目了然。领导再也没因为文档问题批评我，反而因为管理得当还夸了我几句。
这金山在线文档的权限设置，真不是小事，里面的门道还真不少。我的这些土办法，都是自己一步一个脚印踩出来的经验，希望能给大伙儿一点启发，让你们在用金山文档的时候，少走弯路，高高兴兴把活儿干