哥几个，今天咱们不聊别的，就来说说我这几年是怎么把一个乱七八糟的团队，用 Notion 给整得服服帖帖的。以前那段日子，真是想想都头疼。
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你都不知道我们以前有多惨。项目一大堆，每个人手里都抓着好几摊子事儿。今天张三说这个资料没找到，明天李四说那个进度忘汇报了，后天王五又把截止日期给记错了。每天打开电脑，光是邮件、微信群、钉钉消息就看不过来。开会，每个人都带个小本子记点东西，散会了谁也不知道到底谁负责什么，或者说，到底哪些事情是板上钉钉要做的。有时候一个项目做了大半截，突然发现，这个前提条件早就变了，前面全白忙活了！
那时候，我真是愁得头发都快掉光了。每天下班回家，脑子里还是一团浆糊，感觉自己就是个救火队员，哪里漏了就往哪里跑。但是火总是灭不完的，新的火苗子蹭蹭地冒。我跟我老婆抱怨，说这工作真是没法干了，每天净耗在这各种协调上了，哪还有时间真正干活？她就跟我说，你总不能一直这样，就不能找个工具，把这些事儿给理顺了？
听老婆一句话，我才猛地醒悟过来。是，一直抱怨有啥用，得找个法子！我就开始琢磨，市面上那么多工具，啥任务管理、项目协作的，到底哪个能用起来？我先是试了几个什么清单软件，发现只能管管自己的事儿，团队一多就抓瞎。又试了几个流程管理软件，太复杂了，光是学那个怎么用就得花半天，团队里的人根本没人愿意碰。
后来也不知道是哪位朋友偶然提了一嘴 Notion。当时也没太在意，就觉得这名字挺新鲜的。我就上网搜了一下，一打开官网，看着那个简洁的界面，心里就觉得挺舒服的。我就想着，反正也试了那么多，不如这个也折腾一下。下载下来一用，我可算是知道啥叫“豁然开朗”了！
上手第一步：把所有的“待办”都扔进去！
刚开始用 Notion，我也不敢搞太复杂。我就想着，先从最简单的任务管理开始。我创建了一个页面，就叫“我们团队的待办事项”。然后，我拉了个表格，就三个字段：
- 任务名称：具体要干
- 负责人：谁来做这个事。
- 截止日期：啥时候得完成。
- 状态：还没开始、进行中、已完成。
我把所有正在进行的项目和任务，一股脑儿地都塞了进去。开会的时候，我就把这个 Notion 页面投影到大屏幕上，跟大家一起过。之前都是我念，大家记，现在是大家看着屏幕，发现有遗漏的，或者有需要补充的，就直接告诉我，我当场就录进去。
第二步：把项目拆细，协作起来
等大家慢慢习惯了，我就开始把项目拆得更细。一个大项目，我不会就写一个任务了。我会创建一个独立的 Notion 页面给这个项目。在这个项目页面里，再套一个表格，专门放这个项目下面的所有子任务。
比如说，我们有个“新产品上线”的项目。我在 Notion 里建一个“新产品上线”的主页面。在这个页面里，我会放上：
- 项目目标：咱们这回上线到底要达成个
- 项目背景：为啥要做这个事。
- 关键里程碑：几个重要的时间点，比如原型确定、开发完成、测试通过、市场预热、正式上线。
- 项目成员：参与的人员和他们的职责。
- 下面的任务清单：一个数据库表格，记录所有开发、测试、市场、运营相关的具体任务。
每个任务，我都能点进去，里面可以写更详细的东西，比如需求文档、设计稿链接、测试报告等等。这样一来，大家就不用东找西找了，所有跟这个项目有关的东西，都在这一个页面里。谁要看什么，直接点进来就知道了。
第三步：把沟通和资料也“ Notion 化”
后来我们甚至把会议记录、各种文档也都往 Notion 里搬了。每次开完会，我直接在 Notion 里写会议纪要，然后 @ 相关的同事，让他们知道自己有哪些新的任务或者被分配了哪些需要跟进的事儿。如果有讨论特别激烈的点，或者大家需要一起脑暴的，我们也会直接在 Notion 页面里，用评论功能来互动，这样所有的讨论痕迹都留下来了，后面要复盘也特别方便。
以前，找个某个项目的初期方案，可能得翻好几个月前的邮件，或者问好几个人。我直接在 Notion 搜索框里一打项目名，哗，所有相关资料都蹦出来了，那个效率，简直天壤之别。
我还给团队建了个“知识库”页面，把一些常用工具的教程、新人入职指南、公司规章制度之类的，也全部放进去。新同事来了，我直接给他一个 Notion 链接，他自己就能找到所有需要了解的东西，我也不用一遍遍地重复。
效果怎么样？真香！
你别说，这一通折腾下来，效果真是立竿见影。最直接的感受就是，团队里的那种“信息不对称”的情况几乎没有了。谁该干什么，任务的进展到哪一步了，大家心里都门儿清。我也不用每天催着问，只需要定期看看 Notion 上的状态更新就行了。
我们团队的协作效率真的提高了一大截。以前一个项目可能因为各种扯皮、信息滞后导致延期，现在这种情况少了很多。大家也更愿意主动去更新自己的任务状态，因为他们知道，更新了就能让别人看到，能推动项目往前走。
我也从一个“救火队员”变成了“项目管理者”，终于能把精力放在更高层面的规划和决策上了，而不是每天都被那些琐碎的事儿缠着。我下班回家，脑子里清清爽爽的，感觉整个人都轻松了不少。
所以说，如果你现在也像我当初那样，被各种项目和团队协作搞得焦头烂额，不妨试试 Notion。这玩意儿真是个宝藏，用好了，团队协作真的能做到不再愁！