要说Word里啥最让人抓狂,空白页删不掉绝对能排进前三!想当年,我刚开始用Word那会儿,对这玩意儿真是又爱又恨。每次写完东西,尤其是那种几百页的大报告,一到结尾或者中间突然就冒出个空白页,怎么删都删不干净,按Delete按到键盘都快冒烟了,它就跟长在那里了一样,纹丝不动。那时候真的感觉一肚子火,恨不得把电脑给砸了。
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我记得有一次,我赶着一份特别急的方案,通宵熬夜总算是写完了。结果导出PDF前一看,莫名其妙地多了一页空白!当时脑子嗡的一下,心想完蛋了,这种正式文件带空白页出去不得被人笑话死。我就开始各种尝试,鼠标挪到空白页上,狂按退格键,没用;选中空白页,再按Delete,还是没用!甚至还尝试过缩小页边距,把字号改到最小,结果?空白页还在那儿,反而把我排好的版面弄得一塌糊涂。
后来实在没办法了,硬着头皮去问办公室里的老前辈。我记得当时他看我急得脸都红了,就笑呵呵地说:“这老毛病了,跟我来,我教你一招,以后保证你再也不用为了这事儿发愁。”我当时就跟抓住救命稻草一样,屁颠屁颠地跟了过去。
开启“显示/隐藏编辑标记”,这才是解药的开始!
前辈做的第一件事,就是让我去点那个很多人平时根本不注意的按钮——“显示/隐藏编辑标记”。这个按钮长得有点像个P字的反过来,就在Word顶部“开始”那一栏里。我当时还纳闷,这按钮平时从来没点过,能有啥用?结果他一点,整个文档瞬间就变了个样!原本干干净净的页面,一下子冒出来一堆乱七八糟的符号,有句号中间带个点的,有小箭头的,还有些奇奇怪怪的字眼。前辈指着那些符号说:“看见没?这些才是文档里真正的‘骨架’,很多你看着是空白的地方,都被这些‘骨架’占着。”那一刻,我感觉自己像是发现了新大陆。
删除多余的段落标记(回车符),最常见的罪魁祸首!
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普通的回车符(¶):前辈告诉我,最常见的空白页问题,就是因为文档末尾或者某个莫名其妙的地方,多了一大堆“¶”这个符号,也就是我们平时按回车键产生的段落标记。有时候我们不小心多按了几下回车,或者从网页上、其他文档里复制粘贴内容过来,就可能会带上好多这样的空段落标记。这些标记本身是空白的,但它们占据着空间,数量一多,就把原本的内容挤到前面去了,自己就跑到下一页,形成了一张空白页。
我按照前辈的指导,把光标定位到空白页的前面,然后一个一个地选中这些“¶”符号,或者直接把它们按Delete键删掉。你猜怎么着?神奇的事情发生了,那些碍眼的空白页,就跟变戏法一样,唰的一下就消失了!当时我那个心情,简直是扬眉吐气,感觉困扰了我许久的大难题就这么迎刃而解了,太爽了!从那以后,只要遇到空白页,我做的第一件事就是点开那个“显示/隐藏编辑标记”,然后去“清扫垃圾”,简直是屡试不爽。
消灭“分页符”和“分节符”,这些隐藏的“杀手”!
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分页符:除了多余的回车符,还有一种很常见的,叫做“分页符”。这个东西往往是你自己在编辑的时候不小心按了Ctrl+Enter,或者从别人那里拿到文档,里面就自带了。打开编辑标记一看,空白页上赫然写着“分页符”三个大字。这玩意儿可比普通回车符厉害多了,它会强制在当前位置开始一个新页面。如果空白页上只有一个“分页符”,那直接把它选中删掉就行了。
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分节符:这个东西就更隐蔽了,也更麻烦一点,它通常会出现在你需要设置不同页眉页脚、或者不同页码格式的时候。分节符有好几种,“下一页分节符”、“连续分节符”、“奇数页分节符”、“偶数页分节符”。如果你的文档结尾或者某个地方,出现了一个“下一页分节符”或者“奇数页/偶数页分节符”,而这个分节符的后面又没有内容,或者内容被挤到再下一页去了,那它自己就会霸占一整页,变成空白页。我记得有一次就是这样,我搞了个特别的页眉页脚,结果多了一页空白,就是“下一页分节符”惹的祸。找到它,选中,Delete,空白页立马就消失了。这个方法虽然稍微复杂一点点,但原理是相通的,就是把那些“指令”给清除掉。
处理表格带来的空白页,这是个小花招!
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有时候,空白页还会跟表格杠上。你可能会发现,文档的一页是个空白页,但是空白页的前面就是个表格,而且表格看起来明明是填满了的。这时候你点开“显示/隐藏编辑标记”,会发现表格的后面,不管表格多大,Word都“倔强”地给你带了一个空的段落标记。这个段落标记,有时候就会被Word硬生生地挤到下一页去,结果就蹦出来一个空白页。
对付这个“倔强”的段落标记,我后来摸索出了一个小花招。要么你就试着把表格的一行缩小一点点,让它“挤”回上一页。要么就选中这个多出来的段落标记,把它的字号改到最小,比如改成“1磅”,再把它的行距也改成“固定值”,最小的那个数值。这样一来,虽然这个标记还在,但是它占据的空间变得微乎其微,小到肉眼都看不见,自然就不会再把页面撑开,形成空白页了。这招虽然有点“欺骗”Word的意思,但真的非常管用,完美解决了我的烦恼。
所以说,Word的空白页问题,根本不是什么玄学,都是有迹可循的。从那次跟前辈学了这几招之后,我再也没被Word里的空白页烦恼过,基本上都是点开那个“显示/隐藏编辑标记”,然后对照着去找问题,百试百灵。感觉自己一下子就从个啥都不懂的小白,变成了办公室里的Word“小能手”,再遇到同事们遇到空白页的问题,我都能挺起胸脯去教他们了,那种感觉,别提多带劲了!