哥们姐们,今天必须跟大伙儿唠唠这事儿。说起来就来气,以前在微信群里跟同事朋友一起弄个表格,那简直是折磨!每次遇到这种任务,我头都大了。
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你是不是也这样?群里要统计个或者搞个活动报名表。开始是发起人先弄个初稿,然后截图发群里,大家七嘴八舌提意见。一个人改了一版,就重新发个文件,文件名还得加上“最终版”、“最终版2”、“最终的最终版”,搞到自己都不知道哪个才是最新的,简直一团糟。
我记得有一次,我们组里要弄个项目进度表,每个人负责一块。大家轮流改,一个人改完发群里,另一个人下载了改,改完又发,来来回回几十个文件。有的人还在旧版本上改,结果合并的时候发现好几个版本冲突了。妈呀,那会儿我真是想把电脑砸了的心都有,工作效率直线下降,大部分时间都花在确认版本和内容上了。
后来我寻思着,这微信都这么强大了,不可能没有一个像样的解决方案?我就开始各种摸索,问同事,在网上看别人咋说。结果还真让我给找着了。原来微信自己就自带了能多人共同编辑的功能,而且还挺好用!是我之前太傻,没用对地方。
具体咋操作?贼简单!
我发现之后,就再也没走过弯路。
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第一步,在群里打开文档入口。
你直接在微信群里,点右下角那个“+”号,然后会跳出来好多选项,你就找那个“文件”或者“文档”的选项。点进去,就能看到创建新文档或者从手机里上传文档的入口了。
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第二步,创建一个新的电子表格。
点“新建”或者“创建”之类的选项,然后选择“电子表格”。这时候会弹出一个空白表格,跟我们平时用的Excel有点像,但是界面更简洁。
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第三步,邀请群成员一起来编辑。
表格创建好以后,它会自动分享到当前微信群里。群里的每个人都能点进去看。这时候,你就跟群里说一声,让大家直接点开表格,就可以实时编辑了。系统会自动显示谁在哪个单元格操作,还能看到大家实时输入的内容,再也不用担心版本混乱了。
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第四步,大家一起协同编辑。
每个人都能在自己的手机上或者电脑上打开这个表格进行修改。比如我要填我的部分,直接点对应的单元格输入就行。别人在改他们的,我也能看到他们的光标在动,内容在变。谁改了系统也都有记录,想恢复到之前的版本也可以,这功能真是太人性化了。
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第五步,编辑完后自动保存。
最大的好处就是,这玩意儿是实时保存的!你不用点什么保存按钮,也不用担心忘记保存导致内容丢失。大家编辑完了,直接退出就行,下次再打开,内容就是最新的了。
自从搞明白了这套方法,我们组里再有需要群里协作填表的任务,那速度是嗖嗖的。大家分工明确,各填各的,有啥疑问直接在群里吼一声,然后立马就能看到对方改那种以前因为文件传来传去,哪个是最新版都搞不清的痛苦,彻底没了。
我现在跟朋友们在群里组织个聚会,统计个参加人数,点菜喜好啥的,也是直接甩个微信群文档表格过去,大家自己就把信息填好了。省了我多少事儿!所以说,不是微信群里共同编辑表格难,是你没用对方法。用了对的方法,那效率简直飞起,谁用谁知道,真香!